Mindent az MTA Alumni Programról

Tartalom

• Az MTA Alumni Programról
• Kutatóknak
• Középiskoláknak
• Kapcsolattartóknak (a programban már részt vevő középiskolák esetében)
• Technikai információk

Az MTA Alumni Programról

Mi az MTA Alumni Program?

Teljes nevén Középiskolai MTA Alumni Program, melyet Freund Tamás, a Magyar Tudományos Akadémia elnöke indított 2020-ban azzal a céllal, hogy a legfogékonyabb korosztály, a középiskolások körében népszerűsítse a tudományos és kreatív gondolkodást.

Hogyan működik?

Az MTA Alumni Program segít kapcsolatot teremteni az Akadémia köztestületébe tartozó kutatók és a Kárpát-medencei középiskolák között. A programban részt vevő iskolák felkérhetik a programba regisztrált kutatókat, hogy látogassanak el intézményükbe, és beszélgessenek a diákokkal kutatásaikról, életpályájukról, a tudományos módszerről.

Hogyan segít az MTA Alumni Program?

Szervezésben

• Lehetőséget adunk a köztestületi tagoknak, hogy jelentkezzenek a programba, megadják elérhetőségeiket (ezeket bizalmasan kezeljük), valamint publikus adataikat (nevüket, kutatási témáikat stb.) – ez utóbbiakat egy nyilvános adatbázisban is megjelenítjük, ebből tudnak a programban részt vevő iskolák választani.
• Lehetőséget adunk bármely magyar nyelven (is) oktató Kárpát-medencei középiskolának, hogy jelentkezzen a programba, és kutatókat kérjen fel Alumni-eseményeken való részvételre.

Költségtérítéssel, honoráriummal

• A középiskolák szerződhetnek az MTA Alumni Programmal, és évente meghatározott keretösszegű költségtérítést kaphatnak a sikeresen megtartott Alumni-események után.
• Honoráriummal ismerjük el a középiskolák szervezőinek – az Alumni-események adminisztrációját lebonyolító kapcsolattartóknak – az aktivitását.

Kutatóknak

Ki jelentkezhet kutatóként az MTA Alumni Programba?

Az MTA köztestületének tagjai jelentkezhetnek a programba. A PhD-fokozat megszerzése után, ha a kutató kéri, az MTA köztestülébe való felvétel lényegében automatikus. Ha ezt még nem tette meg, és szeretné felvételét kérni, itt olvashatók az eljárás részletei. Ha bárhol elakadna, a belinkelt cikkben megadott e-mail-címen segítenek a kollégák.

Mire van szükség az MTA Alumni Programba való jelentkezéshez kutatóként?

A jelentkezés előtt érdemes utánanézni néhány adatnak, illetve átgondolni a következőket:

• Szükség lesz a kutató AAT-kódjára, amit a legegyszerűbben úgy kaphat meg, hogy megkeresi saját magát az mta.hu köztestületi keresőjében, majd a profiloldal URL-jéből (webcíméből) kimásolja a „PersonId=” után álló számot.
• A kapcsolattartás során egyetlen e-mail-címet és telefonszámot tudunk kezelni. Ezeket az adatokat csak azoknak az iskoláknak adjuk át, amelyek felkérését a kutató elfogadta, egyébként bizalmasan kezeljük.
• Egyetlen tudományos osztályt jelölhet meg, ha többhöz is kötődik, kérjük, válassza ki a legjellemzőbbet, vagy dönthet úgy is, hogy nem jelöl meg tudományos osztályt. Ez az információ leginkább arra szolgál, hogy segítse a felkérő középiskolákat a kutató azonosításában.
• Érdemes felidézni, hogy melyik középiskolában végzett, illetve, hogy legszívesebben melyik középiskolákba látogatna el a program keretében. A gondolkodásban segít a Kárpát-medencei középiskolák rendezhető, szűrhető, kereshető listája.
• Azon is érdemes elgondolkodni, hogy ha más középiskola keresné meg, elvben vállalná-e a felkérést. Az eddig jelentkezett közel 1600 kutató többsége megadta ezt a lehetőséget az iskoláknak, így a program valóban széles körű, és nem korlátozódik az iskolák egy szűkebb csoportjára.
• Kérjük, írjon pár szót a kutatási témájáról, és ha ideje engedi, örömmel vennénk egy rövid bemutatkozást és összefoglalót arról, milyen témákról beszélgetne a diákokkal.

Hogyan lehet jelentkezni kutatóként az MTA Alumni Programba?

A jelentkezéshez nem kell mást tenni, mint kitölteni az alábbi linken elérhető űrlapot:

Jelentkezés kutatóként az MTA Alumni Programba

Az űrlap az odatévedő robotok kiszűrése érdekében jelszót kér, ami a következő:

alumni2024

Mi történik a jelentkezés után?

Lássuk sorban a folyamat lépéseit:

• Kitölti az űrlapot, és a „Beküldöm az adatokat” gombra kattint.
• Pár percen belül kap egy automatikus e-mailt az alumnicrm [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címről arról, hogy a rendszer befogadta a regisztrációját, és kollégánk átnézi az adatokat. Erre a lépésre azért van szükség, hogy kizárjuk a hibás, többszörös regisztrációkat, a robotok próbálkozásait stb.
• A gmailes cím használatára technikai okokból volt szükség, az adminisztrációs rendszer ezzel tud gördülékenyen együttműködni. A folyamat minden lépéséről e-mailt küldünk, így ha valamelyiket nem kapta meg, jó eséllyel megtalálja a levélszemét (spam) mappájában.
• Amint kollégánk átnézte az adatokat, felveszi a rendszerbe.
• A rendszer kiküld egy tájékoztató e-mailt az alumnicrm [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címről, melyben felsorolja a regisztrációkor megadott adatokat. Az e-mail végén szerepel egy testre szabott űrlap linkje, mely lehetővé teszi, hogy az AAT-kódon kívül bármely adatát módosítsa. Az űrlap szolgáltatója a spot-nik.com, az innen származó linkekre nyugodtan rákattinthat.
• Ezzel egy időben neve és publikus adatai megjelennek a felkérhető kutatók listájában, és felkérhetővé válik a középiskolák számára.
• A továbbiakban jellemzően akkor kap levelet a rendszertől az alumnicrm [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címről, ha egy iskola felkéri a program keretében. Az ilyen e-mailekben ott lesz egy testre szabott űrlap linkje, amelyen választhat, hogy elfogadja a felkérést, visszautasítja, vagy még gondolkodik rajta.
• A következő rendszer-e-maileket kaphatja még: visszajelzést, miután módosította az adatait, vagy válaszolt egy felkérésre; emlékeztetőt, ha hosszú ideig nem válaszolt egy felkérésre; kiértékelő űrlap linkjét tartalmazó levelet egy esemény lezajlása után; egyéb, a programmal kapcsolatos megkeresést, tájékoztatást – ez utóbbiakra igen ritkán kerül majd sor.

Hogyan lehet szüneteltetni a részvételt, vagy kilépni a programból?

Ha valamilyen okból (például hosszabb külföldi tartózkodás, élethelyzet változása stb.) előreláthatólag nem fog tudni eleget tenni az iskolák felkéréseinek, lehetősége van szüneteltetni a programban való részvételét. Ehhez mindössze annyit kell tennie, hogy az adatai módosítására szolgáló űrlapon az Aktív/passzív lehetőséget Passzív-ra állítja. Ezt követően a neve eltűnik a felkérhető kutatók listájáról. Természetesen ugyanezen az űrlapon bármikor ismét Aktív-ra állíthatja az állapotát , és a neve visszakerül a listára.

Ha valamiért úgy dönt, hogy kilép az MTA Alumni Programból, kérjük, írjon nekünk az alumni [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címre, és töröljük az adatbázisból.

Középiskoláknak

Mely középiskolák jelentkezhetnek az MTA Alumni Programba?

A programba bármely magyarországi vagy határon túli, magyar nyelven is oktató középiskola jelentkezhet.

Hogyan támogatja a belépő középiskolákat az MTA Alumni Program?

• Elsősorban az Alumni-események megszervezésének elindításával. Az iskola, pontosabban az iskolai kapcsolattartó kérésére az MTA Titkárságának munkatársai összekötik az iskolát a programba jelentkezett, meghívni kívánt kutatókkal, akik ellátogatnak az iskolába, és előadást tartanak, beszélgetnek a diákokkal, röviden: kicsit közelebb hozzák hozzájuk a tudományos gondolkodás és a kutatás világát. A felkérhető kutatók aktuális listáját lásd itt.
• Az Alumni-eseményeket szervező iskoláknak költségtérítési lehetőséget kínálunk, amely például a programban aktív tanárok és iskolai dolgozók többletmunkájának elismerésére, valamint a meghívott előadók utazási és szállásköltségére fordítható. Ennek részleteit lásd itt.

Mire van szükség a középiskola jelentkezéséhez az MTA Alumni Programba?

Először érdemes megkeresni a középiskolát ebben az általunk fenntartott nyilvános adatbázisban.

• Ha az iskola nem látható a listában, kérjük, hogy írjon az alumni [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címre, felvesszük az iskolát a listába, és segítünk a jelentkezésben.
• Ha az iskola látható a listában, és az Alumni-tag oszlopnál a „Nem Alumni-iskola” felirat áll, akkor szabad az út a jelentkezéshez.
• Ha az iskola megtalálható a fenti listában, és az Alumni-tag nevű oszlopnál az „Alumni-iskola” felirat áll, az azt jelenti, hogy az iskola korábban már belépett a programba. Ez esetben érdeklődjön kollégái körében, ki a jelenlegi kapcsolattartó, és egyeztessen vele. Ha nem sikerül megtalálni, forduljon hozzánk az alumni [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címen, és segítünk.

A programba belépett középiskolákkal iskolai kapcsolattartók segítségével tartjuk a kapcsolatot. Ők azok, akik intézik a kutatók felkérését, ők jeleznek vissza a lezajlott előadásokról, igény esetén ők intézik a költségtérítési szerződés megkötését, stb. Iskolánként egyetlen kapcsolattartót tudunk nyilvántartani, ő fog hozzáférni az adminisztrációs rendszerhez (idővel persze a kapcsolattartók átadhatják más kollégáknak is a stafétabotot). Fontos, hogy az iskola belépéséhez a programba szükséges a kapcsolattartó adatainak megadása (már az első visszaigazoló e-mailt is ő kapja majd), így csak akkor érdemes nekikezdeni, ha az iskola már biztosan kiválasztotta ezt a kollégát.

Hogyan jelentkezhetnek a középiskolák az MTA Alumni Programba?

A jelentkezéshez a kapcsolattartónak nem kell mást tennie, mint kitölteni az alábbi linken elérhető űrlapot:

Középiskola jelentkezése az MTA Alumni Programba

Az űrlap az odatévedő robotok kiszűrése érdekében jelszót kér, ami a következő:

alumni2024

Mi történik a jelentkezés után?

Lássuk sorban a folyamat lépéseit:

• Az iskola kapcsolattartója kitölti az űrlapot, és a „Beküldöm az adatokat” gombra kattint.
• Pár percen belül kap egy automatikus e-mailt az alumnicrm [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címről arról, hogy a rendszer befogadta a regisztrációját, és kollégánk átnézi az adatokat. Erre a lépésre azért van szükség, hogy kizárjuk a hibás, többszörös regisztrációkat, a robotok próbálkozásait stb.
• A gmailes cím használatára technikai okokból volt szükség, az adminisztrációs rendszer ezzel tud gördülékenyen együttműködni. A folyamat minden lépéséről e-mailt küldünk, így ha valamelyiket nem kapta meg, jó eséllyel megtalálja a levélszemét (spam) mappájában.
• Amint kollégánk átnézte az adatokat, felveszi az iskolát a programba, és erről e-mailben tájékoztatja a kapcsolattartót.
• A középiskolák listájában a regisztrált iskola immár „Alumni-iskola”-ként látható.
• A további lépéseket a fenti űrlapon megadott kapcsolattartó végezheti (lásd alább).

Középiskolai kapcsolattartóknak

Kik a középiskolai kapcsolattartók az MTA Alumni Programban, és mi a feladatuk?

Minden, a programba jelentkezett középiskola megad egy kapcsolattartót, aki a program szervezőivel tartja a kapcsolatot. A kapcsolattartók egy iskolán belül átadhatják egymásnak a stafétabotot, de fontos, hogy ne legyen olyan időszak, amikor nincs erre a feladatra vállalkozó kolléga.

A középiskolai kapcsolattartók lehetőségei, feladatai:

• Az MTA Alumni Program bemutatása az iskola tanárainak az iskolába meghívható kutatók listájának (lásd a következő pontban) ismertetésével.
• Az iskola tanárainak javaslatai alapján a programba regisztrált kutatók felkérése Alumni-eseménye(ke)n való részvételre. Dinamikusan frissített, rendezhető, szűrhető listát itt talál a kutatókról. A szaktanárok segíthetnek az előadások, Alumni-események lebonyolításában, szakmai megvalósításában.
• Az iskolákkal / iskolai alapítványokkal köthető költségtérítési szerződések kezelése. A költségtérítési lehetőségről részletesen itt olvashat.

A kapcsolattartók adminisztrációs feladatai a gyakorlatban

Kezdeti lépések

A középiskolai kapcsolattartó (feltehetőleg) akkor kerül először kapcsolatba a program adminisztrációs rendszerével, amikor iskolájával jelentkezik az MTA Alumni Programba, és az űrlapon megadja az adatait. Az idáig vezető lépéseket lásd fent, a Középiskoláknak alcímnél.

• Amint ezt az űrlapot beküldte, a rendszer kiküld egy tájékoztató e-mailt a kapcsolattartónak az alumnicrm [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címről, melyben felsorolja a regisztrációkor megadott adatokat.
• A gmailes cím használatára technikai okokból volt szükség, az adminisztrációs rendszer ezzel tud gördülékenyen együttműködni. A folyamat minden lépéséről e-mailt küldünk, így ha valamelyiket nem kapta meg, jó eséllyel megtalálja a levélszemét (spam) mappájában.
• Az e-mail végén több testre szabott űrlap linkjét is megkapja, a továbbiakban ezekre kattintva végezhet műveleteket az MTA Alumni Program rendszerében. Az űrlap szolgáltatója a spot-nik.com, az innen származó linkekre nyugodtan rákattinthat.

Alapvető adminisztráció

Lássuk a négy űrlaplinket!

• Az első a Kapcsolattartói adatok módosítása. Ezen az űrlapon az iskola OM kódján kívül minden adatot módosíthat. Az e-mail-cím esetleges megváltoztatása kiemelt fontosságú az adatkezelésünk szempontjából, ezért az ilyen esetekre külön rá is kérdezünk, hiszen innentől az új e-mail-címre küldjük az üzeneteinket, és a régi e-mail-címhez tartozó űrlapok a továbbiakban nem lesznek elérhetők. Ez az űrlap szükséges akkor is, ha kapcsolattartóként átadja a stafétabotot egy kollégájának. Csak küldje el neki ennek az űrlapnak a linkjét, és ő kitöltheti a saját adataival (beleértve az e-mail-címet). A módosítás befogadását követően őt keressük majd meg üzeneteinkkel.
• A második űrlap a Kutató felkérése. Ezen az űrlapon felkérhet egy, a programbaregisztrált kutatót – aktuális listájukat itt találja. Az űrlapon üzenetet is lehet küldeni a felkért kutatónak. Érdemes jelezni neki, hogy milyen alkalomból és nagyjából mikor számítanának a látogatására.
• A harmadik a költségtérítéssel kapcsolatos űrlap a Szerződés feltöltése. Mielőtt megnyitná, érdemes elolvasni a költségtérítésről szóló cikkünket, amelyből le tudja tölteni a szerződéstervezet aktuális sablonját. A szerződéstervezet szövege időnként módosulhat, ezért érdemes közvetlenül a szerződéskötés előtt a legfrissebb változatot letölteni. Ha ez megvan, töltse ki az iskola részéről szerződő fél adataival, nyissa meg a Szerződés feltöltése űrlapot, és töltse fel a szerződést. Kollégánk hamarosan jelentkezik a további teendőkkel. Ha bármilyen kérdése van a szerződéskötéssel kapcsolatban, írjon az alumni [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címre, a könnyebb azonosítás érdekében a tárgy mezőben megadva iskolája nevét és OM kódját.
• A negyedik űrlap a Költségtérítési igény bejelentése. Ha iskolájának már élő költségtérítési szerződése van az MTA Alumni Programmal (lásd az előző pontot), akkor ezen az űrlapon kiválaszthatja, mely az iskolájában már lezajlott, az MTA Alumni Program koordinátora által elfogadott beszámolóval rendelkező előadások után kívánja igénybe venni a költségtérítést. (Ezt a folyamatot lásd az alábbi pontban, az Alumni-események kezelésénél.) A rendszer ennek alapján kiállítja a teljesítésigazolást, és kollégánk hamarosan jelentkezik a további teendőkkel.

Alumni-események kezelése

Amikor a kapcsolattartó felkér egy kutatót, hogy látogasson el az iskolájába, a rendszerünkben létrejön egy „Alumni-esemény” – ennek sorsát egyengeti a későbbiekben a kapcsolattartó.

• Miután a kapcsolattartó felkérte a kutatót a fent bemutatott Kutató felkérése űrlappal, az MTA Alumni Program koordinátora átnézi az adatokat, és továbbítja a felkérést a kutatónak.
• A kutatók az eddigi tapasztalatok szerint jellemzően néhány napon belül válaszolnak, és eldöntik, hogy élnek-e a felkéréssel, vagy sem. Döntésükről a rendszer automatikusan értesíti a kapcsolattartót.
• Ha a kutató elfogadta a felkérést, a visszajelző levélben a kapcsolattartó kap egy Eseményadminisztrációs űrlapot, melyen később jelezheti számunkra, ha már kitűzték a kutató látogatásának tervezett dátumát, ha lezajlott az előadás, továbbá, ha megszületett róla a beszámoló. Éppen ezért érdemes jól megőrizni azt az e-mailt, amely az adott eseményhez tartozik.
• Az esemény sorsát érdemes követni, és a fenti űrlapon adminisztrálni, mert a szerződött iskolák csak olyan előadások után igényelhetnek költségtérítést, amelyek lezajlásának dátuma és a koordinátor által elfogadott beszámolójának linkje fel van töltve a rendszerbe. A koordinátor ellenőrzésére azért van szükség, mert a beszámolókat ezen az oldalon közzétesszük, és fontos, hogy a látogatóink releváns tartalmat kapjanak.
• Amíg egy esemény „nyitott” – tehát nincs még beszámolóval lezárva, illetve nincs kimondva róla, hogy valamilyen okból meghiúsult – az MTA Alumni Program rendszere meghatározott időközönként emlékeztetőket küld a kapcsolattartóknak. Az esemény tervezett dátumát azért is érdemes kitűzni, mert ha ez az adat fel van töltve a rendszerbe, csak ezt a dátumot követően küldünk majd emlékeztetőket.
• Végül, ha egy esemény lezárult, és bekerül a rendszerünk archívumába, kiküldünk a kapcsolattartónak és a felkért kutatónak is egy-egy értékelő űrlapot, amelyben ha idejük engedi, röviden leírhatják tapasztalataikat.

Néhány technikai információ

• Az MTA Alumni Program új adminisztrációs rendszere a monday.com felhőalapú CRM-re (customer relations management system – ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer) épül.
• A monday.com működését a spot-nik.com szolgáltató űrlapjai segítik. Ha ezekről a webhelyekről származó linkekkel találkozik a program adminisztrációja során, nyugodtan rájuk kattinthat.
• Az adminisztrációs rendszer levelezését az alumnicrm [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címről folytatja. Ezekre a levelekre általában nem várunk választ, jellemzően tájékoztató jellegűek, vagy testre szabott (adatokkal előre kitöltött) űrlapokat tesznek elérhetővé. Mindemellett figyeljük ezt az e-mail-címet is, tehát ha mégis erre írna, megkapjuk.
• Az MTA Alumni Program személyes levelezését továbbra is az alumni [at] titkarsag [dot] mta [dot] hu címen folytatjuk.